Required Information for Trade Support Requests

Article Metadata

Document Type: Reference / Support Submission Guideline
Applies To: Approved Trade Partners
Last Updated: Jan 2025
Version: 1.0

Purpose of This Article

This article outlines the required information that trade partners must provide when submitting a trade support request to Win Auto Parts.

Providing complete and accurate information ensures faster response times, correct handling, and proper trade recordkeeping.

Why Required Information Matters

Submitting a support request with missing or incomplete information may result in:

• Delayed responses

• Request clarification or resubmission

• Inability to process the trade action

To avoid delays, trade partners must include all required details at the time of submission.

General Information Required for All Trade Support Requests

All trade support requests must include the following basic information:

• Company / Shop Name

• Contact Person Name

• Contact Phone Number or Email

• Nature of the request (clearly described)

• Relevant reference number (if available)

Additional Information by Request Type

🔹 Quotation or Price Confirmation

• Product name or SKU

• Quantity required

• Delivery location

• Reference number (if previously issued)

🔹 Order Submission or Order Confirmation

• Quotation reference number

• Order details (products & quantities)

• Requested delivery date (if applicable)

🔹 Payment Notification

• Invoice or order reference number

• Payment method used

• Payment amount

• Payment date

• Payment slip or transaction reference (attachment required)

🔹 Delivery or Fulfillment Issues

• Order or invoice reference number

• Description of the issue

• Delivery date (if known)

• Supporting photos or documents (if applicable)

🔹 Missing / Wrong / Damaged Items

• Order or invoice reference number

• Item details (missing, incorrect, or damaged)

• Quantity affected

• Supporting photos (required for damaged items)

🔹 Returns, Adjustments & Warranty Claims

• Order or invoice reference number

• Reason for return or claim

• Product details and quantity

• Supporting photos or documents

Attachments & Supporting Documents

Trade partners are required to attach all relevant supporting documents, including but not limited to:

• Quotation references

• Invoices

• Payment slips

• Delivery notes

• Photos (for damage or discrepancy cases)

Incomplete requests without required attachments may not be processed.

Where to Submit Trade Support Requests

All trade support requests must be submitted through the official channels only:

• Support Portal: https://support.winautoparts.com

• Support Email: support@winautoparts.com

Requests submitted through unofficial channels will not be treated as valid trade records.

Scope & Limitation

This article provides guidance on the minimum required information for trade support requests.

It does not replace:

• Official quotations or invoices

• Trade agreements or contracts

• Formal approvals or confirmations

Related Articles

• When to Submit a Trade Support Request

• How to Contact Win Auto Parts & Use Official Support Channels

• Purpose of This Knowledge Base

Providing complete information helps us serve you faster and more accurately.

ဤ Article ၏ ရည်ရွယ်ချက်

ဤ Article သည်
Trade Support Request တင်ရာတွင်
Trade Partner များမှ မဖြစ်မနေ ပေးပို့ရမည့် အချက်အလက်များကို
ရှင်းလင်းဖော်ပြရန် ရည်ရွယ်ထားပါသည်။

အချက်အလက်များ ပြည့်စုံမှသာ
အချိန်မနှောင့်နှေးဘဲ မှန်ကန်စွာ ဆောင်ရွက်နိုင်ပါသည်။

Required Information မပြည့်စုံပါက ဖြစ်နိုင်သော အခြေအနေများ

Support Request တွင်
လိုအပ်သော အချက်အလက်များ မပြည့်စုံပါက —

• Response နောက်ကျနိုင်ပါသည်

• အချက်အလက် ပြန်လည်တောင်းခံရနိုင်ပါသည်

• Trade Action ဆောင်ရွက်၍ မရနိုင်ပါ

ထို့ကြောင့် Request တင်ချိန်တွင်
အချက်အလက်အားလုံးကို တစ်ကြိမ်တည်း ပြည့်စုံစွာ ပေးပို့ရန် လိုအပ်ပါသည်။

Trade Support Request အားလုံးအတွက် အခြေခံလိုအပ်သော အချက်အလက်များ

Trade Support Request အားလုံးတွင် —

• Company / Shop Name

• ဆက်သွယ်ရမည့် ပုဂ္ဂိုလ် အမည်

• ဖုန်းနံပါတ် သို့မဟုတ် Email

• Request အကြောင်းအရာ (ရှင်းလင်းစွာ)

• Reference Number (ရှိပါက)

မဖြစ်မနေ ပါဝင်ရပါမည်။

Request အမျိုးအစားအလိုက် ထပ်မံလိုအပ်သော အချက်အလက်များ

🔹 Quotation / Price Confirmation

• Product အမည် သို့မဟုတ် SKU

• Quantity

• Delivery Location

• Reference Number (ရှိပါက)

🔹 Order တင်ခြင်း / Order အတည်ပြုခြင်း

• Quotation Reference Number

• Order Detail (Product & Quantity)

• Requested Delivery Date (ရှိပါက)

🔹 Payment Notification

• Invoice သို့မဟုတ် Order Reference Number

• Payment Method

• Payment Amount

• Payment Date

• Payment Slip သို့မဟုတ် Transaction Reference (Attach မဖြစ်မနေ)

🔹 Delivery ဆိုင်ရာ ပြဿနာများ

• Order သို့မဟုတ် Invoice Reference Number

• ပြဿနာ အကြောင်းအရာ

• Delivery Date (သိရှိပါက)

• Supporting Document သို့မဟုတ် Photo (ရှိပါက)

🔹 Missing / Wrong / Damaged Items

• Order သို့မဟုတ် Invoice Reference Number

• ပစ္စည်းအမျိုးအစား (ပျောက်၊ မှား၊ ပျက်စီး)

• Quantity

• Damaged Item များအတွက် Photo (မဖြစ်မနေ)

🔹 Return / Adjustment / Warranty Claim

• Order သို့မဟုတ် Invoice Reference Number

• Claim Reason

• Product Detail နှင့် Quantity

• Supporting Document သို့မဟုတ် Photo

Supporting Documents (မဖြစ်မနေ Attach လုပ်ရမည်)

Trade Support Request များတွင် —

• Quotation Reference

• Invoice

• Payment Slip

• Delivery Note

• Photo (လိုအပ်ပါက)

စသည့် Document များကို
Attach မလုပ်ပါက Request ကို ဆောင်ရွက်နိုင်မည် မဟုတ်ပါ။

Trade Support Request တင်ရမည့် Channel

Trade Support Request အားလုံးကို
အောက်ပါ Official Channel များမှသာ တင်ရပါမည် —

• Support Portal: https://support.winautoparts.com

• Support Email: support@winautoparts.com

အသုံးပြုမှုအကန့်အသတ်

ဤ Article သည်
Trade Support Request တင်ရာတွင်
လိုအပ်သော အချက်အလက်များကို လမ်းညွှန်ပေးခြင်းသာ ဖြစ်ပါသည်။

Quotation၊ Invoice သို့မဟုတ် Agreement များကို
အစားထိုးခြင်း မဟုတ်ပါ။

ဆက်စပ် Article များ

• When to Submit a Trade Support Request

• How to Contact Win Auto Parts & Use Official Support Channels

• Purpose of This Knowledge Base

အချက်အလက်များ ပြည့်စုံစွာ ပေးပို့ပါက
Support ဆောင်ရွက်မှု မြန်ဆန်စေပါသည်။